Projectmedewerker Secretariaat – Rotterdam
Introductie
Binnen Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling lopen veel werkzaamheden en ondersteunende processen tegelijkertijd. Om de veertien teams goed te laten functioneren, is een secretariaat nodig dat overzicht houdt, vooruitdenkt en snel schakelt. Als Projectmedewerker Secretariaat ondersteun je meerdere teammanagers en zorg je ervoor dat agenda’s, overleggen, planningen en administratieve processen goed geregeld zijn. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en draagt met jouw organisatorische vaardigheden bij aan een soepel draaiende afdeling.
Organisatie
De gemeente Rotterdam zet zich via het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling in voor het welzijn en de ontwikkeling van Rotterdammers. Het cluster houdt zich bezig met maatschappelijke thema’s zoals zorg, welzijn, onderwijs, sport en cultuur. Daarbij staat het versterken van zelfredzaamheid, gezondheid en maatschappelijke participatie centraal.
Je komt te werken binnen de afdeling Clusterondersteuning Maatschappelijke Ontwikkeling (CMO). Deze centrale afdeling ondersteunt het cluster bij de uitvoering van de verschillende kerntaken en programma’s. De afdeling bestaat uit ongeveer 350 medewerkers en ondersteunt vier directies: Sport, Onderwijs en Cultuur, Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk, Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp en GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn.
Binnen het secretariaat werk je samen met managementassistenten en andere projectmedewerkers aan de ondersteuning van het managementteam en de vijftien teammanagers. De afdeling is volop in ontwikkeling, waardoor flexibiliteit, samenwerking en een proactieve houding belangrijk zijn.
Functie
Als Projectmedewerker Secretariaat maak je deel uit van het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijke Ontwikkeling. Je wordt in je dagelijkse werkzaamheden aangestuurd door een teammanager en werkt samen met collega’s om de ondersteuning van veertien teams in goede banen te leiden.
Je bent een vraagbaak voor secretariaats- en bedrijfsvoeringszaken en pakt verzoeken vanuit de secretariaatsmailbox zelfstandig op. Daarnaast ondersteun je twee of meer teammanagers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van de agenda’s van twee of meer teammanagers;
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten;
- Opstellen en bijhouden van jaarplanningen;
- Boeken van vergaderzalen en verzorgen van inkooporders;
- Oppakken en afhandelen van verzoeken vanuit de secretariaatsmailbox;
- Ondersteunen bij interne portefeuilles en bedrijfsvoeringgerelateerde werkzaamheden;
- Up-to-date houden van dossiers in het digitale archief;
- Verwerken en bijhouden van rapportages;
- Ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van trainingen en evenementen;
- Afstemmen met collega’s en management om werkzaamheden goed op elkaar aan te laten sluiten.
Functie-eisen
Je bent een proactieve en zelfstandige professional die graag de handen uit de mouwen steekt. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, bewaart het overzicht en kunt goed omgaan met wisselende prioriteiten en deadlines. Je bent klantgericht, stressbestendig en vindt het prettig om samen met collega’s resultaten te behalen.
Daarnaast beschik je over:
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4;
- Minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
- Minimaal 1 jaar werkervaring met het beheren van twee of meer agenda’s, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
- Minimaal 1 jaar werkervaring met het notuleren en voorbereiden van vergaderingen, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- Een planmatige, flexibele en resultaatgerichte werkhouding.
Wensen
- Minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
- Werkervaring met Excel;
- Werkervaring met een digitaal archiveringssysteem;
- Werkervaring met projectmatig werken, specifiek binnen de HR-portefeuille;
- Werkervaring met Oracle.
Aanbod
Wij bieden jou:
- Een opdracht bij de gemeente Rotterdam, binnen Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling;
- Een werkweek van 36 uur;
- Een startdatum zo snel mogelijk, naar verwachting medio november 2026;
- Een opdrachtduur van 6 maanden, met een mogelijkheid tot verlenging van 3 keer 6 maanden;
- Salaris conform cao gemeente schaal 8 (€3.246 -€4.556);
- Een werklocatie bij Het Timmerhuis aan de Halvemaanpassage 90 in Rotterdam;
- De mogelijkheid om thuis te werken in overleg, waarbij dinsdag de vaste kantoordag is en aanwezigheid wordt verwacht;
- Persoonlijke begeleiding vanuit Smart People;
- Mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling.
- De opdracht wordt uitsluitend ingevuld via detachering. ZZP en doorleenconstructies zijn niet toegestaan.
Als je via Smart People aan de slag gaat, ontvang je daarnaast 8% vakantiegeld, 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband, pensioenopbouw via StiPP en een reiskostenvergoeding conform de geldende afspraken.
De verificatiegesprekken vinden naar verwachting plaats in week 45 of 46.
Robin Karssing